Chi organizza congressi conosce benissimo l’importanza della pianificazione. Un evento strutturato richiede impegno e collaborazione tra i vari soggetti coinvolti, perché la to do list spesso è corposa e va portata a termine con efficacia ed efficienza.

I metodi sono diversi, ognuno segue quello che preferisce in termini di praticità:

• fogli Excel
• altri software per la gestione di progetti
• annotazioni su carta e penna, con cui riporta minuziosamente tutti i particolari da schedulare

In questo articolo vogliamo parlare delle mappe mentali, un metodo efficace che precede la checklist vera e propria. Spesso si rivelano uno dei metodi migliori per pianificare:

• i briefing con i clienti
• le riunioni in generale
• organizzare un congresso

Cosa sono le mappe mentali e come utilizzarle per l’allestimento di un congresso

La procedura è molto semplice: si parte da un obiettivo, che diventa un concetto base, nel caso specifico l’organizzazione un evento e lo si sviluppa per associazioni mentali, sviscerando pian piano i vari temi collegati rappresentati per iscritto con parole chiave, in uno schema che si ispira alla geometria radiale.

Questo metodo di lavoro e di pensiero è molto utile per stabilire le priorità e per dare un senso logico e consequenziale alla checklist dell’evento, per essere sicuri di ricordare tutto il necessario.

Le mappe mentali ti aiutano molto nella fase dell’allestimento del congresso, quella più corposa ma anche quella più delegabile. Viola Production, con un’esperienza più che decennale in tutto il Nord-Est, principalmente a Padova e provincia, sgrava l’organizzatore del congresso della parte più laboriosa e operativa occupandosi di:

• montaggio
• smontaggio
• casting
• assistenza tecnica
• promozione degli eventi

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